Noticias del Tercer Sector

- Nuestras entidades

Tutorial: Crea formularios con Google Docs

Imprimir noticia
Utilizar formularios online en nuestras organizaciones puede significar un gran ahorro de tiempo de gestión y ahorro de costes en la recogida de datos. Podemos utilizarlos para agilizar inscripciones a jornadas o evaluaciones de actividades. Google ofrece una herramienta gratuita para esto que hace posible que los datos enviados a través del formulario se organicen en una hoja de cálculo. Aprendamos a Google Docs. Pincha en la dirección: http://docs.google.com o accede a través de la portada de Google, pinchando en "Más" y luego en "Docs". Aparecerá la siguiente pantalla. Si tienes una cuenta de Gmail o has utilizado algún otro servicio de Google (Blogger, calendar, etc.), teclea tu dirección de correo-e y tu contraseña, pulsa en "Acceder" y sáltate la siguiente explicación hasta el epígrafe "Diseña tu formulario". Si no tienes una cuenta de Google, pulsa en el botón "Comenzar". En la siguiente pantalla, rellena los campos. Pon tu dirección de correo-e habitual y una contraseña de ocho caracteres como mínimo. Si tu dirección no tiene una contraseña así de larga, puedes inventar otra. La de tu correo no cambiará, esta contraseña nueva te servirá solamente para acceder a los servicios de Google. Cuando termines, pulsa en el botón "Acepto. Crear mi cuenta". Este registro te permitirá usar casi todos los servicios de Google. A continuación debes acceder a tu cuenta de correo y abrir un mensaje de verificación. En el mensaje que has recibido, sólo tienes que pinchar en la dirección que se te indica. Si todo va bien, se abrirá una nueva ventana informándote de que la cuenta de correo ha sido verificada. En esa pantalla, pulsa en "Haga clic aquí para continuar". Diseña tu formulario Ya hemos accedido al servicio de Google Docs. En él podemos guardar, compartir y publicar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo y formulario. Tiene el siguiente aspecto. Pulsa en el menú "Nuevo" arriba a la izquierda y luego en "Formulario". Se abre una nueva ventana. Éste es el panel de diseño de formularios.
  • Nombre del formulario. Sustituye el texto "Formulario sin título" por el título del formulario.
  • Descripción. Abajo, incluye un texto informativo de lo que deseas con ese formulario, para qué servirán los datos, etc.
  • Preguntas. Hay un primer campo creado como ejemplo. Se llama "Nombre". Si sitúas el ratón sobre él, a la derecha aparecerán las opciones de editar (con forma de lápiz), duplicar y suprimir (un icono con un cubo de basura).
Si pulsas en el icono de edición, aparecerán varias opciones:
  • Título de la pregunta. Escribe ahí la información requerida.
  • Texto de ayuda. Especifica aquí cómo deseas que se responda si la pregunta no es fácil.
  • Tipo de pregunta. En el desplegable, puedes elegir si la respuesta a esa pregunta se realizará en un breve espacio (texto), en un espacio extenso (párrafo), si se tendrá que marcar una opción entre varias (tipo test), si se podrá escoger más de una opción entre varias (casillas de verificación), si se escogerá una opción de un desplegable (elegir de una lista) o si se escogerá un valor de una escala (la escala 1-n). El desplegable es útil cuando las opciones a escoger son muchísimas (por ejemplo, las 50 provincias españolas) y la escala puede ser recomendable para marcar una valoración (por ejemplo, del 1 al 10) de una actividad.
Activa el cuadro "Hacer que esta pregunta sea obligatoria" si deseas que las personas que rellenen el formulario no puedan enviarlo dejando en blanco este campo. Pulsa en "Finalizado" cuando hayas acabado con esta pregunta. Nuestro formulario ya tiene su primera pregunta, añade cuantas quieras pulsando en "Añadir pregunta". Compartir y gestionar los datos Una vez diseñado el formulario, debemos enviarlo a las personas que deben rellenarlo o hacerlo público. En la parte inferior de la pantalla, en fondo negro, aparece una dirección web. Si pinchas en ella aparecerá el formulario listo para completar. Puedes hacer un enlace desde tu web o blog y de esta manera se hará accesible. Si prefieres que este formulario sólo sea visible para un determinado número de personas, quizá sea mejor enviarlo por coreo-e. Pulsa en el botón "Enviar este formulario por correo electrónico". Especifica las direcciones, el asunto del mensaje y pulsa en "Enviar". Si cierras todas las ventanas y vuelves a acceder a Google Docs (recuerda que ahora sólo tienes que teclear tu dirección de correo-e y la nueva contraseña que creaste), aparecerá un primer documento. Abre el archivo pinchando en su título. Aparecerá la hoja de cálculo donde se organizarán todos los datos que se envíen a través del formulario. En esta pantalla cuentas con varias opciones. Entre ellas, destacamos:
  • Exportar. Con el menú "archivo", opción "exportar", podrás guardar la hoja de cálculo en tu ordenador. Elige el formato "xls" si utilizas Excell.
  • Editar formulario. En el menú de formulario, opción "editar formulario" podrás modificar el formulario que has creado.
  • Ver formulario. En el menú de formulario, opción "ir al formulario en directo" podrás visualizar de nuevo el formulario que has creado.
  • Compartir. En el botón "compartir", opción "invitar a usuarios", podrás enviar los resultados de este formulario a otras personas. Especifica sus direcciones de correo-e, elige si podrán editar o sólo ver el formulario y pulsa en "Enviar". Les llegará un mensaje de aviso.
  • Avisos de cambios. En el botón "compartir", opción "definir reglas de notificación", puedes indicar al sistema de que te avise cada día que el formulario reciba nuevas informaciones.
  • Publicar resultados. En el botón "compartir", opción "publicar como página web", puedes hacer que los resultados de la encuesta sean visibles como una página web..

Buscador de noticias

buscar

C/ Tribulete nº 18, local. 28012 Madrid
Tel: 91.541.14.66
correo-e:

Subvencionado por:

Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad X-solidaria