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Cómo gestionar inscripciones sin caer en un pozo de locura: Google Docs

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La gestión de las inscripciones puede dar más de un quebradero de cabeza. Te levantas un buen día con la idea de montar un curso en tu ONG sobre, pongamos por caso, "Cómo mejorar la comunicación 2.0 de tu entidad" y te encuentras con una avalancha de suscripciones. Miles de personas de todo el mundo que quieren inscribirse a través del mail, del teléfono, del fax, por correo postal, llamando a tu puerta o haciendo señales de humo. Parece evidente que necesitas organizarte. Por eso te presentamos Google Docs, que no es que sea nuevo, nuevo, pero es útil y con eso nos basta. Con Google Docs puedes generar un formulario online e incrustarlo en tu web o blog de manera que todas las personas que quieran participar en tu curso, jornada o lo que hayas organizado puedan inscribirse online. Sus datos te llegarán ya ordenados en un documento similar a las hojas de Excel. Vamos a hacerlo paso a paso para que se entienda mejor. 1.- Lo primero que necesitas es tener una cuenta en gmail (si no la tienes es tan sencillo como teclear www.gmail.com, pinchar en el botón "Crear una cuenta" y seguir las instrucciones). Una vez que la tengas, accede con tu nombre de usuario y tu contraseña y podrás ver, en la esquina superior izquierda de tu pantalla, algo así:

2.- Pincha en Docs y tendrás:

3.- Ahora, pon el ratón sobre "Create new", selecciona "Form" y ve rellenando los campos con los datos que necesites pulsando "Done" después de cada una de ellas:

4.- Una vez que lo tengas terminado dale a guardar ("Save") y, ¡atención!, vete a la pestaña que está al lado ("More Actions") pincha y selecciona "Embded":

5.- Te aparecerá un código como este:

6.- Cópialo y pégalo en tu blog o en tu web (escribiendo en la zona de código HTML)

7.- En tu web, o en tu blog, se verá así:

8.- Y cuando quieras ver qué gente se ha inscrito, sólo tienes que volver a entrar en tu correo de gmail y volver a pinchar en Docs, donde te aparecerán todos los formularios que tienes activos:

9.- Selecciona el que te interese y tendrás todos tus datos en una hoja como esta, que podrás descargarte en el formato que quieras: Excel, PDF, HTML...

10.- Por cierto, si prefieres enviarlo por correo en lugar de ponerlo en tu web o blog, no tienes más que elegir la opción "Email this form" en el paso 4 y te ahorras todo lo demás.

Eso es todo. Te recordamos también que tenemos un servicio de asesoría en Comunicación para las entidades que forman parte de nuestra plataforma, así que estamos a tu disposición para intentar solucionar tus dudas o montar un taller de algún tema en concreto que te interese. Puedes ponerte en contacto con la PVE en el mail: comunicacion (arroba) plataformavoluntariado.org

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